为什么你制定的计划总不如预期?它是如何一步步走向失控的?如何避免计划失败,提升你的掌控力呢?
抓住计划失控的三大关键原因,并对症下药,你就能提高你在2023年的掌控力。
01.
计划失控原因一:混沌系统
任何一件高难度的事,都是一个复杂系统,由各种因素构成,任何一点因素发生变动,呈现到系统层面上,都可能产生不可预估的变化,无法用简单线性因果关系来预测结果。一个一年的计划,也是高度不确定的复杂系统,你编制计划时再认真、再努力,也无法保证产生你想要的结果。
一个年度计划,近期的1个月计划编得稍微详细些,第1周的计划甚至可以具体到每天,但第2个月的计划就需要粗放些,第3个月及往后的计划就
可以更粗放了。
随着计划的往前推进,再以此为原则,滚动细化最近一周、最近一月的计划。绝大多数人在编制年度计划时,往往会高估自己的执行力,制定的目标和任务日程都偏乐观。这样的年度计划就缺少弹性,只要发生一点点意外情况,压根就无法再照着执行,甚至连调整都无法调整,整个计划都需要推翻重来。这样在发生不可预知的变化后,就有足够的时间和资源来调整计划,消除混沌系统的影响,反而最终能达成计划预期的目标。留出至少20%的空白时间,用于应对部分任务的延期或计划外的新增任务。在编制计划的同时,就做好风险识别与评估,为这些风险提前准备对策,并预留应对的资源。
02.
计划失控原因二:自发无序
德国数学家克劳修斯提出过一个熵增定律,他指出:一个封闭孤立的系统,总是趋向于熵(系统的无序性)增,最终达到熵的最大状态,也就是系统的最混乱无序状态。也就是说,事物自发运转,不掺杂任何外力的情况下,总是倾向于无序运转的。现代社会这么文明有序,其实都是因为我们大家驯服了自己的兽性,结束了无序的争斗,共同精心经营维持的。大部分人在做新计划的时候,总是期望计划能按预期顺利发展,当执行跟计划的预期不一致后,不少人就会自责,进而就放弃按计划执行的意愿了。因为计划都是基于一定的内外部系统的环境假设开展的,根据熵增定律,这些内外部的系统都会自发地变得更无序,因此不按计划进展才是常态,按计划顺利进展反倒是小概率。对于制定好的计划,心态上要接受“计划的执行一定会出现偏差”。计划制定后,如果100%不会出现执行偏差,那就不需要什么计划的管理、监控和调整了。正是因为计划几乎100%会出现执行偏差,所以才有了这么多计划管理、监控和调整的方法。所以,计划的执行出现偏差后,无需自责,坦然接受即可。你要做的是,认真分析导致计划执行出现偏差的原因是什么,并针对性地调整。
03.
计划失控原因二:被动习性
人最舒服的状态就是,能坐着绝不站着,能躺下绝不坐着。
在面对计划执行出现偏差后,我们总是倾向于耗费最小的能量,即采取被动随性的方式去应对。这就会进一步助长系统的无序扩张,让计划越来越脱离你的控制范围。因此,对于计划执行出现偏差后,心态上要接受,同时行动上要及时做纠偏调整。这个纠偏分为两个方面:调整自己的执行及正式变更计划。假如发现自己懈怠了,那就要找一找外部监督或激励,重新激发出自己的状态;假如发现自己方法用错了,那就要调整为新的方法来执行。有人在计划的执行出现差异后,明明知道是计划本身不合理的问题,却依然不调整,继续死守计划。毕竟无论是编制计划、还是修正计划,都是高强度的脑力活动,违反了我们最舒适的被动习性。这时就需要你反人性,哪怕再不愿意动,也要动脑来修正下计划。死守计划的第二个原因,是因为理解错了尊重计划的本质,以为尊重计划就是对计划一点都不能调整。其实尊重计划里的“尊重”,并不是说计划一点都不能变更。计划都是基于一定的假设来编制的,一旦这些假设发生了变化,就需要变更计划,执行新的基准,否则计划跟执行的差异大到了完全无法执行的程度,就完全没有价值了。只不过这个基准不允许随意变更,而是必须走正式的计划变更流程才行。对于变更后的计划,就需要再严格遵循。
04.
总结
有难度的事,往往是复杂的、不确定的、多变的,因此出现失控是必然的。
年度计划编制和执行,恰恰就是这么一件复杂的、不确定的、多变的有难度的事。对于这样的事,就需要你克服混沌系统、自发无序和被动习性的影响,采用更为科学的方法来编制、执行与调整。1. 遵循近细远粗的原则,编制空白时间足够、有着充分风险应对的弹性计划。3. 积极调整计划执行的偏差,既要调整自己的执行,在必要的时候又要敢于正式变更计划。