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不懂复盘,再努力都是低水平勤奋

2023-12-19 713 返回列表

导语:

由于今年的环境变化,很多企业在年初定下的目标,可能完成的并不理想。

但是,我们不能因此就自暴自弃,一蹶不振。
那么,此时要做什么事情,才能让团队更有士气,顺利开展接下来的工作呢?
复盘,就是一个非常值得做的事。
只有复盘,才能让大家看清努力的方向,才能提升成功的概率。
但很多企业的复盘,都是流于表面,没有做到闭环。
什么是复盘的闭环?
复盘的闭环是通过回顾、评估、分析、总结、改进和实施等步骤,形成一个完整的闭环,以实现持续优化和提高的过程。
任何一个环节出了差错,都会导致复盘失去效果。
所以,只有通过完整闭环的复盘会,才会知晓企业运营的实际情形,才能明了有没有问题出现,才能客观看待满不满意的指标,才能更好地调整以后的运营策略。
没有完整闭环就做出行动的复盘,永远肤浅的流于形式,盲目抓瞎,徒劳无功,甚至被市场淘汰出局。


没有形成闭环的复盘,不是好复盘
曾国藩每做一件事,不管结果如何,都会进行复盘。
他志向远大,但始终认为自己资质并不好,唯有通过不断复盘反思,才能不断改进。
复盘是获得后天成就的关键,完整闭环的复盘流程应该具备五个步骤。

1.梳理过程:把做过的事,再从头过一遍

明明好像一年到头都很忙碌,但总是一事无成。
主要的原因是可能因为你没有梳理清楚目标的达成过程。
所以完整复盘闭环的第一步,请真实地还原事情发生的行动过程,尤其是关键事项和重要节点,梳理清楚都在忙碌什么。
复盘,就是“把做过的事,再从头过一遍”。详细的叙述事情进展的过程,是复盘的必要步骤。
最好的方法就是记录,记录最初的目标,记录中间的决策思考过程,记录过程中对预期结果的判断。

2.目标回顾:有船锚的船,才能远航

如果把我们的工作和生活比喻成大海航行的船,放任不管,就会随风飘荡。
但是有了船锚,船就能相对稳定,不会到处漂泊了。
目标对于我们的工作和生活是船锚的作用,有了目标,便有了一切行动的稳固基石。
完整闭环必须进行回顾目标,如果没有确认清楚目标,再有诚意的复盘也都是在找罪受。

① 明确目标是什么

目标给我们指引,让我们知道去往何方,该往哪个方向努力。
但我们经常会在事情的进展中,偏离目标,或者把手段当成目标。完整闭环的复盘会务必梳理清楚目标。

② 多问几个为什么

  • 当初行动的意图或目的、初衷是什么?

  • 事件/行动想要达到的目标是什么?

  • 事先设想要实现的关键结果是什么?

明确目标,需要检查目标是否缺乏共识,检查决策者思考是否正确。

3.评估结果:实际与希望,总会有差别

目标是方向,你不关注目标的完成度,就不知道接下来该怎么做。
比如,你今年的业绩目标是1个亿,到了11月底,你才完成了7000万。那你要复盘一下,这么长时间出了什么问题?距离目标还差的4000万,能不能完成?用什么办法完成?不能完成怎么办?
通过复盘,掌握目标的完成度,进而对下阶段的策略进行调整,确保最终达成目标。

① 目标与结果放在一起比较

找到实际的结果和希望的目标之间的差别,并发现其中隐藏的问题。

  • 先评估目标VS现状,尽可能量化打分(建议10分满分制)

  • 列出亮点,在复盘的开始给予自己积极的正反馈,无形中是一种力量

  • 列出不足,这些都是我们未来改善的重点

  • 是超额完成,没有完成,还是在执行的过程中产生了巨大的变数,引发出新的目标?

  • 为什么会有这样的差距?

  • 我负责的工作发挥了哪些价值?

  • 优化了哪些流程?

  • 节约了哪些成本?

  • 扩宽了哪些渠道?

  • 哪些步骤没有做好?以后如何改善?

找到问题的根本原因后,不是论功行赏,也不是惩戒追责。而是要进一步的对策。

② 评估结果需要客观

报喜不报忧是复盘要规避的选项。
很多人参与复盘时,因为种种原因,害怕暴露自己的不足,只说成绩,不谈缺点。
原因包括但不限于:对复盘结果是否牵涉到自身利益,心存疑虑;如果坦诚自己的不足或失误, 可能会很没面子,或者影响到自身权威;自我感觉良好。
报流水账,或纠缠于细节也极不可取。
在实际进行复盘时,很多人分不清轻重,容易变成“报流水账”,或者引发一些不必要的讨论,纠缠于具体事务或技术细节的争论。
还有,全面分析过程,对事情的过程和信息进行完整的梳理和系统的汇总,只有这样才能形成对事件的完整认知。

③ SMART原则

目标明确的方法可以参考SMART原则,把所有人的目标真正统一起来,避免无谓的内部资源消耗。

  • S(Specific)指“目标是具体的”,比如说“增强客户意识”。这种对目标的描述就很不明确,要换成具体做法,如:减少客户投诉,过去客户投诉率是3%,把它降低到1.5%或者1%。

  • M(Measurable)指“目标是可衡量的”,需要有一组明确的数据,作为衡量是否达成目标的依据。

  • A(Attainable)含义是“可达成的”,不是老板利用一些行政手段,利用权力性的影响力一厢情愿地把自己所定的目标强压给下属。

  • R(Relevant)指“目标要结果导向相关”,像“解决90%的客诉”这就是个间接指标,调整为结果导向的目标:“通过解决客诉问题,从而实现某个数值的业绩指标”,提升业绩指标,才是我们要的结果。

  • 最后的T(Time-bound)指“时效性”,例如月底目标、年度目标。

4.分析原因:复盘不是给人看,需要坦诚

有一家消费品公司,他们在开复盘会的场景是:有人担心追责,沉默不语;有人只向着自己部门说话,不管别人死活;还有人巴结领导,只夸好,不做事。
最后的结果就是,大家都在演戏,没有产出有效结果。
一场复盘会下来,每个人都很累,但没解决任何问题。
所以,复盘不奏效,其实不是复盘本身的问题,是复盘中的沟通模式出了问题。

给别人提建议,对方不接受,互相争辩,复盘会变成了互怼会;

事情没做好,都找客观理由,归罪于外,相互指责,复盘会变成了甩锅会;

对出问题的人抓住不放,质询批判,秋后算账,复盘会变成了批判会;

面面俱到,拖沓冗长,半天讲不到重点,复盘会变成了下午茶;

分析时浮于表面,显得一团乱麻,复盘会变成了走流程;

分析原因时浮于表面,深度不足,复盘会变成了空架子;

看起来一团和气,则没有人愿意指出问题,复盘会变成了……

① 复盘需要坦诚

复盘,不是行赏,也不是追责。而是找到可以学习的经验,转变为能力。
坦诚沟通的目的是深入理解彼此相同或不同的观点,从而将所有人的观点拼成一张全景图,让复盘更加有效。
复盘的过程注定是相互坦诚交流学习的过程,每个环节都有可能让我们有所领悟和收获。

② 复盘是为了指导行动

复盘就是为了清晰目标、明确责任和提升能力,组织才能不断地进步。
比较目标和结果之后,进一步分析实际状况跟预期有没有差异。
如果有,为什么会发生?是哪些因素导致的?失败的根本原因是什么?
如果没有,成功的关键因素是什么?
失败时,重点看主观原因;成功时,不忽略客观原因。
只有真正理解了问题是什么、根本原因在哪里,才能想到行之有效的解决方案。
把每次犯的错,集体总结经验和教训,然后变成每个人行动的经验和教训,才能提升组织能力。
更要考虑如何固化到制度、清单中,形成标准化的文件SOP、SIP、检查清单、负面清单等等。

5.总结经验规律:明明认真反思过,还会同样犯错

《中国机长》这部电影是根据事实改编,飞机在飞行途中,因风挡玻璃破裂脱落,导致失压、缺氧,副驾驶的半个身体直接飞出了机舱而紧急备降。在这次重大突发事件中,机组临危不乱、果断应对、正确处置,避免了一次重大灾难的发生。
事后,刘机长接受媒体采访,主持人问他当时应急反应来源,刘机长屡次谈到:书上告诉我,下一步要......其实,刘机长说的书就是航空公司的飞行清单。
飞行清单就是深度复盘的结果。
复盘就是对分析过程形成的结论提炼出经验,得出一般性规律,形成符合真相的认识,形成可以行动的方案,付诸行动。
比如,你是做设计的,不能只满足自己的喜好,而不去关注客户的真实需求,最终生产出一款市场并不需要的产品。
复盘,就是帮你调整策略和方法,方向偏了,拨正过来,继续向前。
复盘的核心目的在于从行动中学到经验教训,并将其付诸后续的改进,问自己:

  • 从过程中学到了什么新东西?

  • 如果有人进行同样的行动,你会给出什么建议?

  • 接下来做什么?哪些是可以直接行动的?哪些是需要相关的条件或资源才行进行。

① 分清经验还是规律

明明做好了全盘的计划,却总是在关键时刻掉链子?
明明认真反思了,但是下一次还是会犯同样的错误?
有些时候,你会因为忙于做事情,而忽略做这件事情的初心和意义,这样就很容易为了做事情而做事情。
复盘主要是针对具体事件的讨论,其得出的结论很可能具有局限性。可以通过下面几点判断:

  • 复盘的结论是否排除了偶发性因素?是普遍性、还是个例或偶尔性?
  • 结论指向人,还是指向事?
  • 结论是否经过3次以上的连续追问:为什么?是涉及到一些根本性的问题,还是仅适用于具体事件、操作层面?
  • 是否有类似事件的复盘结果,可以进行交叉验证的?

② 自我反思

苏格拉底说:未经审视的人生是不值得过的。复盘,就是一个审视自己的机会。
复盘不仅针对事件,还有感受——你感觉哪里好、哪里不好。
根据事情本身的大小、重要性和复杂程度,自我反思复盘操作起来也可能差异很大:对于一些重要而复杂的大事、难题可以花较长时间来梳理,甚至按复盘的结构一步一步地进行,并总结成书面材料;而对一些相对简单的事情,可能只是像曾文正公一样,做完一件之后,点一柱香,默默地心里把整个过程回想一遍。
在进行自我反思时,把握四个点:
a.把握重点
只针对重要问题、例外情况或者按规范、惯例处置不大奏效的事情,要特别留意,有选择地进行取舍。
b.先僵化、后优化
在没有形成习惯之前,最好先按复盘的几个步骤,按步就班地进行。当你已经对复盘非常熟悉,在根据自己的情况进行调整和取舍。
c.记录要点并定期回顾、提醒自己
对复盘一定要做记录,然后回顾、梳理,把相同或相关联的事件联系起来看,发现共性的问题以及深层次的问题,以便让自己获得更大的成长。
d.习惯成自然
尽量每天或每周的工作进行快速复盘,形成习惯,才能对自己有帮助。

③ 3D行动

复盘提醒我们不要一直低头拉车,要抬头看路,看看自己方向有没有走偏。
复盘必须落实到具体的行动计划,可以使用3D表清晰的来总结,三张表分别是:ContinueDoing、ToDo(或Startdoing)、Stopdoing。

  • Continuedoing就是继续做的意思。原来计划中的工作,经过复盘,有效,合适,需要继续执行。当然可能会根据进度,需要调整目标、起止时间。

  • ToDo(或Startdoing)就是开始做。比如原来计划中没有的业务、举措,经过复盘,认为有必要补充进来的。纳入更新后的目标、行动计划中。又比如开发了一个新的业务,需要制定新的目标和行动。又比如原来的方法不对,换新的方法需要尝试、新的团队要提前招聘或者增加人手等。

  • Stopdoing是停止做:有些活动发现无效,时过境迁,没有必要做了的,赶快停止,及时止损。

定期的完整闭环复盘,就像给自己的身体定期体检,有助于唤起我们的初心,重新审视做这件事情的动机,看它是否还值得做,发生了什么变化。

好工具助力完整闭环复盘
学会用工具来分析复盘的内容,更客观高效。

1.简洁直观好用的十步复盘法

这是比较万能的复盘法,只需将自己一年的工作内容,从这10个方面来进行总结就可。

2.PDCA复盘模型

PDCA复盘法非常好用,是很多成功企业家每周都在做的事情。

  • Plan(计划):制定目标和计划。

  • Do(执行):确定方案、展开任务、组织实施、执行计划。

  • Check(检查):检查过程中的关键节点和最终结果。

  • Act(处理):处理检查结果,肯定成功的经验,总结失败的教训,固化进标准流程;对于没有解决的问题,提交到下一次PDCA循环中去解决。

PDCA循环法的优点就是这四个步骤形成了一个发现问题、解决问题的闭环,并且通过循环使用,在第一阶段遗留下的问题可以通过循环到第二轮继续解决,有些复杂事情毕竟都是通过多次的完善才达到一个完美境界的,在很大程度上都避免了我们人性中“三分钟热度”“容易半途而废”“因一次性很难达成就干脆不开始”的弱点。

3.KISS复盘法

KISS复盘法的四个要点是“保持”(Keep)、“改进”(Improve)、“开始”(Start)和“停止”(Stop)。其含义分别如下:

  • 保持(Keep):在复盘过程中,企业需要确定哪些方面是值得保持的,即已经取得成功的部分。这有助于保持业务的连续性和稳定性。

  • 改进(Improve):这一要点涉及到寻找业务中需要改进的方面。通过检查和分析,企业可以确定需要进行改进的区域,并采取相应的行动。

  • 开始(Start):有时候,为了改进业务,企业需要采取新的行动或启动新的项目。这一要点强调了在复盘后启动新举措的重要性。

  • 停止(Stop):有时候,为了改进,企业需要停止某些不起作用或低效的活动或策略。这一要点鼓励企业勇于放弃不必要的事物,以释放资源和精力。

KISS复盘法可以帮助我们更好地理解和改进,并促进个人和团队的成长。

写在最后
高瓴张磊认为“复盘的过程虽然很痛苦,但确实对大家有所提升”。
确实,唯有完整闭环的复盘,才能迭代进步,带来复利。
所以,复盘这件事:要定期做,坚持做,长期做。


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