上一节我们主要讲述了舞弊的小案例,这次我们重点来讲讲随处可见的不相容职位相分离。不相容职务分离是企业内部控制体系的一项重要控制措施,是防范企业内部错误和舞弊的一项重要手段。《内部会计控制规范》第十九条指出:不相容职务相互分离控制要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。简而言之,所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能弄虚作假,又能够自己掩盖其错弊行为的职务。
企业的经济业务活动一般可划分为五个步骤,即授权、签发、核准、执行和记录。如果上述每一个步骤分别由相对独立的人员实施,就能保证不相容职务的分离,有利于内部控制发挥作用。
那么不相容职位都有哪些呢?下面为大家做了一个简要的举例汇总:
资金 | 支付的审批 | vs | 支付的执行 |
资金保管 | vs | 资金盘点 | |
会计记录 | vs | 审计监督 | |
出纳 | vs | 财务记录 |
采购 | 请购 | vs | 审批 |
供应商的选择 | vs | 供应商的审批 | |
采购合同签订 | vs | 采购合同审批 | |
付款的申请 | vs | 付款的审批 | |
付款的申请 | vs | 付款的入账 |
存货 | 请购 | vs | 审批 |
采购 | vs | 验收 | |
采购 | vs | 付款 | |
存货保管 | vs | 存货记录 | |
发货申请 | vs | 发货审批 | |
发货申请 | vs | 发货记录 | |
处置申请 | vs | 处置审批 | |
处置申请 | vs | 处置记录 |
成本 费用 | 预算的编制 | vs | 预算的审批 |
成本费用支出 | vs | 成本费用审核 | |
成本费用支出 | vs | 会计记录 |
销售 | 客户信用管理 | vs | 销售合同的审批 |
销售合同的审批 | vs | 发货 | |
销售经办 | vs | 发票开具 | |
收款确认 | vs | 收款记账 | |
销售退货的验收 | vs | 退货记账 | |
坏账计提 | vs | 坏账审批 | |
坏账核销 | vs | 坏账审批 |
预算 | 预算编制 | vs | 预算审核 |
预算审批 | vs | 预算执行 | |
预算执行 | vs | 预算考核 |
合同 | 合同的拟定 | vs | 合同的审批 |
合同的审批 | vs | 合同的执行 |
业务 外包 | 业务外包的申请 | vs | 业务外包的审批 |
业务外包的审批 | vs | 业务外包的执行 | |
业务外包协议的订立 | vs | 业务外包协议的核对 | |
业务外包执行 | vs | 会计记录 | |
外包业务付款申请 | vs | 外包业务付款审批 | |
外包业务付款申请 | vs | 外包业务付款执行 |
固定 资产 | 投资预算编制 | vs | 投资预算审批 |
投资预算审批 | vs | 投资执行 | |
固定资产采购 | vs | 固定资产验收 | |
固定资产采购 | vs | 固定资产款项支付 | |
投保的申请 | vs | 投保的审批 | |
处置的申请 | vs | 处置的执行 | |
采购业务 | vs | 会计记账 | |
处置业务 | vs | 会计记账 |
工程 | 项目建议 | vs | 项目决策 |
预算编制 | vs | 预算审核 | |
项目决策 | vs | 项目实施 | |
项目实施 | vs | 款项支付 | |
项目实施 | vs | 项目验收 | |
竣工决算 | vs | 竣工决算审核 |
筹资 | 筹资方案拟定 | vs | 筹资方案决策 |
筹资方案审批 | vs | 筹资方案订立 | |
筹资款项偿付的审批 | vs | 筹资款项偿付的执行 | |
筹资执行 | vs | 会计处理 |
投资、 并购 | 可行性研究 | vs | 可行性评估 |
投资决策 | vs | 投资执行 | |
协议订立 | vs | 协议审核 | |
处置审批 | vs | 处置执行 | |
绩效评估 | vs | 绩效执行 |
实际工作中,不相容岗位可能还有很多,需针对具体情况具体分析,总结起来就是,一项业务不能完全由一人经办,钱、账、物分开管理,保证监督机制持续独立运行。
1、风险等级
不相容职务分离要考虑成本效益原则,所以要判断风险的大小,有些低风险的事项是企业可以承受的,如果防范的成本高于风险降低带来的收益,那可以优先考虑成本。
2、替代措施
在不相容职务未分离的情况下,可以考虑有没有替代性的措施来降低风险,例如公司人手不足的情况下,可以实行轮岗制来降低风险的可能性。
最后还需要补充说明的是,实行不相容岗位分离控制,并不代表企业内控就不会出问题。不相容岗位分离控制只是内部控制的重要措施之一,它是基于两个或以上人员共同实施控制较单一人员独自控制产生舞弊的可能性相对较小这一假设做出的。如果实施共同控制的人员串通合伙,或者从业人员职业技能不符合岗位任职要求,甚至管理层凌驾于内部控制要求之上,照样可以产生舞弊,导致内部控制失效。